1. Henkilötietojen käsittelyperusteet
Tässä selosteessa kerromme, mitä henkilötietoja Soilfood tallentaa ja miten niitä käsitellään. Tietosuojaseloste ei kata muiden yritysten tai yhteisöjen sivustoja, vaikka palveluistamme, järjestelmistämme tai sivuiltamme niihin linkitetään.
1.1. Sopimus
Käsittelemme asiakkaan antamia tietoja täyttääksemme sopimuksen asiakkaan tilaamasta palvelusta tai tuotteesta.
1.2. Suostumus
Voimme käsitellä asiakkaan antamia tietoja tai havainnoituja tietoja käyttäjän suostumuksen perusteella tehdäksemme kohdennettua myyntiä ja markkinointia.
1.3. Oikeutettu etu
Soilfood Oy käsittelee henkilötietoja oikeutetun edun perusteella:
- asiakastapahtumien varmentamiseen (esim. maksujen valvonta)
- palveluiden toteuttamiseen
- liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittämiseen (esim. palautteiden käsittely)
- viestintään ja markkinointiin (esim. evästetietojen hyödyntäminen sisältöjen suosittelussa).
Hallussamme olevia henkilötietoja käsitellään sisäisesti Soilfood Oy:ssä. Nämä käsittelytarkoitukset ovat liiketoiminnan kannalta välttämättömiä ja siten oikeutettuun etuun perustuvia.
Käytämme Snitcher-palvelua mittaamaan verkkosivustomme liiketoiminnallista käyttöä. Tämä palvelu näyttää meille yritysten nimet ja osoitteet perustuen vierailijoidemme IP-osoitteisiin. Jotta Snitcher voisi erottaa eri vierailijat verkkosivustollamme, se asettaa evästeen nimeltään ‘SNID’, jonka voimassaoloaika on kaksi vuotta.
1.4 Lakisääteinen velvoite
Soilfood Oy on velvoitettu käsittelemään ja säilyttämään joitakin asiakkaan henkilötietoja noudattaakseen kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä. Tällöin käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.
2. Rekisterin tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet
2.1. Asiakkaan ja/tai alihankkijan antamat tiedot
Soilfood Oy kerää asiakkaan ja/tai alihankkijoiden antamia tietoja tai muuten asiakkaan henkilökohtaisesti tunnistavia tietoja tilauksien tai muiden palveluiden toimittamiseksi ja laskuttamiseksi, asiakassuhteen hoitamiseksi ja kehittämiseksi sekä markkinointiin. Ilman näitä tietoja yhtiö ei voi toimittaa asiakkaan tilaamia tuotteita tai palveluita. Kerättäviä henkilötietoja ovat:
- yhteystiedot (esim. nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti)
- asiakassuhdetta koskevat tiedot (esim. laskutus-, maksu- ja perintätiedot, tuote- ja tilaustiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot, peruutustiedot)
- suoramarkkinointikiellot ja -luvat
- Y-tunnus
- yritysasiakkaiden ja -kumppanien yhteyshenkilöiden tiedot
Mahdolliset muut asiakkuuteen liittyvät asiointi- ja käyttötiedot (esim. tiedot asiakkuuden sisällä tapahtuvasta asioinnista sekä tuotteiden ja palveluiden käytöstä eri kanavissa, asiakkaiden itse antamat tyytyväisyystiedot sekä muut vastaavat asiointi- ja käyttötiedot tai tilaukseen liittyvät lisätiedot).
2.2 Palveluiden käytöstä havainnoidut tiedot
Jotta voimme kehittää palveluitamme ja liiketoimintaamme ja kohdentaa markkinointiviestintää, keräämme evästeiden avulla automaattisesti tietoja nettisivustollamme vierailijoista. Keräämme tietoja mm. nettisivustolla kävijöistä, jotta ymmärtäisimme paremmin, miten kävijät sivustoamme käyttävät ja millainen sisältö sekä tekniset ratkaisut heitä palvelevat parhaiten. Kävijätietojen analysointi auttaa meitä kehittämään sivustoamme entistä palvelevammaksi. Käytämme kävijätietoja myös markkinoinnin ja myynnin kohdentamiseen esimerkiksi Facebookissa.
2.3. Muualta hankitut tiedot
Soilfood Oy voi käyttää tietojen päivittämisessä ja rikastamisessa myös ulkopuolisia tietolähteitä varmistaaksemme, että asiakkaidemme tiedot ovat ajantasaisia ja virheettömiä:
- Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmää
- postin osoitetietojärjestelmää
- muita vastaavia yksityisiä ja julkisia rekistereitä tai lähteitä.
Mikäli henkilötietoja käsitellään muuhun kuin edellä mainittuihin tarkoituksiin, varmistamme käsittelyn yhteensopivuuden sen tarkoituksen kanssa, jota varten tiedot alun perin kerättiin.
3. Tietojen säilytysaika
Soilfood Oy säilyttää asiakkaan tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Rekisterien tarkoituksenmukaisuus tarkastetaan säännöllisesti.
Tyypillisesti tietoja markkinointirekisterissä säilytetään, kunnes henkilö kieltäytyy vastaanottamasta markkinointiviestintää tai tiedot ovat muutoin vanhentuneet. Asiakas voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan seuraavassa kohdassa kuvatuilla tavoilla. Tieto markkinointikiellosta säilytetään rekisterissä, jotta pystymme varmistamaan sen noudattamisen.
Kirjanpito- tai muu paikoittava lainsäädäntö voi velvoittaa yhtiötä säilyttämään joitakin asiakkaan henkilötietoja myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.
4. Tietojen luovutukset
Soilfood Oy ei luovuta asiakkaan henkilötietoja kolmansille osapuolille muissa, kuin alla kuvatuissa tapauksissa:
- Voimme luovuttaa asiakkaan tietoja kolmansille osapuolille, mikäli asiakas on antanut siihen suostumuksensa.
- Voimme luovuttaa henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.
- Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille, jos se on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, saatavien perimiseksi, mahdollisten rikkomusten tutkimiseksi tai oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
- Käyttäessämme markkinointiin ja myyntiin ulkoisten toimijoiden palveluja, jotka vaativat rekisterien lataamisen järjestelmään esim. uutiskirjeiden ja/tai sms-viestien lähetysjärjestelmät.
Käytämme tietojen käsittelyssä alihankkijoita, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että tietoja käsitellään kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Alihankkijat käsittelevät tietoja meidän lukuumme, eivätkä ne saa käsitellä tietoja omiin tarkoituksiinsa.
5. Tietojen siirrot EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle
Emme siirrä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
6. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietojen suojaamiseksi käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja. Rekisterin käyttöoikeus on vain rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus. Tiedot on tallennettu tietokantoihin, joihin vaaditaan käyttäjätunnus ja salasana. Tietokannoissa olevat tiedot on suojattu teknisesti palomuureilla.
Organisaatio on ohjeistettu rekisterien turvalliseen käsittelyyn. Lähtökohtaisesti kaikki rekisterit säilytetään palomuurien takana intrassa.
7. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet henkilötietojensa keräämiseen, käsittelyyn ja sisältöön liittyvissä asioissa.
- Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen
- Tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen
- Suoramarkkinoinnin ja siihen liittyvän profiloinnin kielto-oikeus
- Vastustamisoikeus ja käsittelyn rajoittaminen
- Evästeiden estäminen Tietosuoja
- Evästeiden tyhjentäminen
- Suostumuksen peruuttaminen
- Käyttäjällä on oikeus tehdä valitus viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tämän tietosuojalausekkeen ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön vastaisesti.
Halutessasi voit lähettää Soilfood Oy:lle pyynnön kertoa, mitä tietoja sinusta on tallennettu. Voit myös pyytää poistamaan tietosi rekistereistämme lähettämällä sähköpostia. Vaikka tietosi poistetaan esim. markkinointirekisteristä, voimme silti lähettää sinulle asiakassuhteeseen liittyviä viestejä.
Rekistereihin koskeviin kysymyksiin ja palautteeseen vastataan 20 arkipäivän kuluessa.
8. Muutokset tietosuojalausekkeeseen
Soilfood Oy pidättää itsellään oikeuden muuttaa yhtiön tietosuojalauseketta ilmoittamalla siitä palveluissaan. Muutokset voivat perustua lainsäädäntöön tai yhtiön toiminnan kehittymiseen.
9. Yhteystiedot
Soilfood Oy
Kalevantie 7 C
33100 TAMPERE
0400 230 730
Soilfood@soilfood.fi